TROIS FAMILLES DE PRESTATAIRES Markess international catégorise les prestataires en trois familles, selon l’usage demandé par les entreprises : 1- Les éditeurs 52% des organisations choisissent de se tourner vers un prestataire issu du monde de l’édition logicielle. Cette solution peut être proposée en mode « classique », de vente par licence, ou en application hébergée (FAH ou ASP ou Saas comme « Software as a Service »). Les éditeurs du marché intègrent généralement des fonctionnalités de gestion de contenu et d'automatisation de processus métier : Azur Technology, Esker, Generix, Itesoft, Prologue, ReadSoft, sont souvent cités. Les autres sont issus du monde des progiciels de gestion de processus financiers (170 Systems, Basware). Ou aussi les éditeurs de solutions de gestion de contenu (tels que EMC ou OpenText). 2- Les intégrateurs 42 % des organisations font appel à un intégrateur. Les plus cités sont alors Accenture, Capgemini, Euriware, Ineum, Logica, et tous ceux capable d’intégrer les solutions de dématérialisation avec l’existant informatique. 3- Les opérateurs 33% des utilisateurs ont recours à un opérateur de services fonctionnant sur une plate-forme d'échanges pouvant prendre en charge les différentes formes et formats de dématérialisation de factures : Accelya, B-Process, Cegedim, Crossgate, Deskom, Doc@post du Groupe La Poste, Jouve, Pitney Bowes Asterion, TrustMission, Xerox Global Services. SIX CONSEILS POUR RÉUSSIR 1- Calculer le ROI Focaliser son attention sur les résultats et le retour sur investissement, et non sur les moyens techniques. Le meilleur discours est celui de mettre en avant le désir d’améliorer le processus de gestion interne. 2- Définir des objectifs clairs et chiffrés Les meilleurs indicateurs sont alors de détailler les volumes et les délais, le taux d’automatisation de la facture. Ainsi, obtenir 70% de traitements automatisés est réalisable. Pour ceux que les technologies inquiètent, l’approche la plus simple est d’externaliser et de fonctionner en multi-mode dans un processus unique. 3- Garder un projet léger et transverse Le projet doit être conduit par un chef de projet unique. Son rôle est d’intégrer et d’impliquer les services internes à son entreprise aussi bien que le personnel de la comptabilité et du juridique chez ses fournisseurs. 4- Préparer sa structure La facture électronique n’aime pas le désordre et l’hétérogénéité. Il faut alors harmoniser ses processus, faire converger les bonnes pratiques, intégrer ses autres documents liés, comme les bons de commande ou les bordereaux de réception des produits. Cette étape est indispensable, non négociable et structurante, surtout en présence d’une organisation centrée autour d’un Progiciel de gestion intégré (PGI). Il faut aussi bien recenser et identifier tous les achats et les types de factures qui y sont associés. Et aussi tenir compte de la dimension humaine : la facture électronique change les métiers, en supprime certain et en crée d’autres, comme le contrôle des flux, la gestion des incidents et des litiges. 5- Préparer son système d’information Il faut intégrer plusieurs nouvelles fonctions : un module d’intégration des factures dans le Progiciel de gestion intégré (PGI), un module de rapprochement des factures avec la commande, un flux d’échanges (Workflow) gérant aussi les exceptions, un module de recyclage des factures en rejet ou de gestion des exceptions (par exemple en cas de mauvaise retranscription d’un numéro de commande). A ce nouvel outil de production qui fonctionne dès le début du déploiement, il faudra adjoindre un environnement de pré production assurant un fonctionnement en double pendant les périodes de tests avec un fournisseur en cours d’intégration. A ce titre il faut impliquer les acheteurs pour qu’ils incluent les aspects de la dématérialisation fiscale dans le processus des achats. 6- Accompagner les fournisseurs L’organisation des flux commence par la réalisation d’un cahier des charges mesuré. Les fournisseurs doivent mettre en place des bonnes pratiques et se conformer à la règle de base : une facture pour une commande. Sans aller au-delà : pas besoin d’exiger des précomptes analytiques par exemple. Le fournisseur doit pouvoir choisir son modèle de dématérialisation : EDI, PDF signé, Scan, plate-forme, afin de traiter 100% des factures qu’il émet. En général, une structure qui édite plus de 500 factures par an devrait utiliser l’EDI, entre 100 et 500 factures enverra un fichier PDF, et pour moins de 100 factures imprimera sur papier. SEPT PRINCIPAUX OUTILS 1- La signature électronique Des autorités et familles de certification ont été reconnues par l’Etat et sont listées sur le site d'information des (http://www.telecom.gouv.fr/rubriques-menu/entreprises-economie-numerique/certificats-references-pris-v1/categories-familles-certificats-references-pris-v-1-506.html). télécoms du gouvernement. 2- Le fichier signé Messageries avec suivi de réception et suivi sur des plates-formes d'envoi et de réception d'e-mails signés. 3- La diffusion de facture Plusieurs systèmes automatisent le traitement des factures sortantes. 4 -Gestion interne des tâches (Worflow) Système d'ordonnancement interne des factures reçues, avec validations et visas des différents services pour adouber le document en le mettre en « bon à payer ». 5- Scanner Le transfert automatique de documents papier en électroniques est opéré via un système de LAD ou de RAD (Lecture ou Reconnaissance automatique de document), et un outil d’OCR/ICR (reconnaissance optique et intelligente de caractère). 6- Une plate-forme d'échange de facture Il s’agit d’un Portail accessible via internet ou d’un site privé permettant l’échange partagé de documents électroniques sécurisés et de facture. 7- Le Stockage Ne nombreux systèmes assurent le stockage en intenre ou sur des plates-formes de stockage en accès direct via internet.